Lizenzierung von Gebrauchtsoftware: Fallstudien zur Kostenersparnis für KMU

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) prüfen zunehmend den Erwerb von gebrauchten Softwarelizenzen, um IT-Kosten zu senken. Durch den Kauf von gebrauchten Lizenzen für wichtige Software (Microsoft, Autodesk/AutoCAD, Adobe usw.) können KMUs oft die gleiche Funktionalität zu einem Bruchteil des Preises neuer Lizenzen erhalten. Die folgenden Fallstudien und Analysen aus Lateinamerika, Europa und den USA veranschaulichen die greifbaren Kosteneinsparungen und geschäftlichen Auswirkungen, die durch den Einsatz von gebrauchten Lizenzen erzielt wurden, mit detaillierten finanziellen Aufschlüsselungen und langfristigen ROI-Erkenntnissen.

Unternehmen zahlen oft zu viel für Software oder kaufen mehr Funktionen, als sie benötigen. Gebrauchte Lizenzen bieten eine legale Möglichkeit, voll funktionsfähige Software zu stark reduzierten Preisen zu erwerben. In Europa ist diese Praxis gut etabliert, und viele Unternehmen berichten von typischen Einsparungen von 30–50% im Vergleich zum Kauf neuer Software. In einigen Fällen können die Rabatte bis zu 70–90% betragen, insbesondere bei etwas älteren Versionen von Software, die immer noch den geschäftlichen Anforderungen entsprechen.

• Niedrigere Erwerbskosten: Gebrauchte Lizenzen werden häufig zu 30–70% günstiger verkauft als neue, wodurch sofort Budget freigesetzt wird. Zum Beispiel berichtete ein IT-Manager auf Reddit, dass er Microsoft RDS-Benutzlizenzen gebraucht für etwa 50% weniger als den Listenpreis von Microsoft erwarb.

• Gleiche Funktionalität: Eine gebrauchte Softwarelizenz bietet dieselben Funktionen und Updates wie eine neue Lizenz (Software „verbraucht sich“ nicht). In der EU ist dies völlig legal, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind (der ursprüngliche Besitzer hat die Nutzung eingestellt, etc.). Anbieter, die nach den Grundsätzen des ersten Verkaufs arbeiten, stellen sicher, dass Übertragungen prüfungssicher und konform sind.

• Hohe Einsparpotenziale: In einigen Szenarien sind die Einsparungen dramatisch. Analysten haben Preisunterschiede von bis zu 1:10 (90% Ersparnis) für ältere Softwareversionen festgestellt, die von den Anbietern nicht mehr verkauft werden. Sogar große Unternehmen haben Millionen von Euros gespart, indem sie „Recycling“ von Softwarelizenzen betrieben, was den erheblichen Wert zeigt, der verfügbar ist.

Dieser mittelständische Hersteller ersetzte seine Microsoft Volumenlizenzvereinbarung durch gebrauchte Lizenzen für Windows und Office. Innerhalb von drei Jahren sparte das Unternehmen über 75.000 €, wodurch die IT-Lizenzkosten um 60 % gesenkt wurden. Die Kostensenkung setzte Budget für andere IT-Investitionen frei, während das Unternehmen vollständig compliant blieb und keine Probleme mit Software-Audits hatte.

Novamont musste seine Microsoft Windows Server-Kapazitäten erweitern. Durch den Erwerb von gebrauchten Windows Server-Lizenzen erzielte das Unternehmen eine Kosteneinsparung von 30 % im Vergleich zum Kauf neuer Server-Lizenzen. Diese Einsparungen ermöglichten es Novamont, die Serverinfrastruktur im Rahmen des Budgets aufzurüsten, ein Projekt, das andernfalls zu kostspielig gewesen wäre.

Ein Beispiel aus dem öffentlichen Sektor: Einer der Bezirke von Budapest entschied sich für gebrauchte Software, um seine IT-Infrastruktur zu modernisieren. Das Ergebnis war eine Reduzierung der Softwareausgaben um 73 %, was zu einer Einsparung von über 100.000 € führte. Durch den Kauf von gebrauchtem Microsoft Office und anderer Software konnte der Bezirk bessere digitale Dienstleistungen anbieten und gleichzeitig im Budget bleiben.

Ein kleines Ingenieurbüro stand vor hohen Kosten, um sein Team mit der neuesten AutoCAD-Software auszustatten. Statt jährlich für jeden Benutzer ein Abonnement abzuschließen, erwarben sie gebrauchte AutoCAD 2018/2019-Lizenzen auf dem Sekundärmarkt. Neue AutoCAD-Abonnements kosteten 1.470 $ pro Jahr und Arbeitsplatz, während das Unternehmen gebrauchte AutoCAD 2018-Lizenzen für rund 1.000 $ als Einmalzahlung fand. Über drei Jahre hinweg sparte diese Strategie dem Unternehmen 77 % der Softwarelizenzkosten, sodass es die Ressourcen effektiver einsetzen konnte.

Viele KMU in Lateinamerika haben mit hohen Softwarekosten zu kämpfen – was durch die immer noch hohe Rate an unlizenzierter Software belegt wird (laut einer Studie von 2018 sind etwa 52 % der Software in LATAM unlizenziert). Dies deutet darauf hin, dass Kosten, und nicht mangelnde Bereitschaft, Unternehmen oft dazu bewegen, piratierte oder veraltete Software zu verwenden. Die Nutzung von gebrauchten Lizenzen bietet eine Möglichkeit, die Kosten legal zu senken, sodass auch budgetbeschränkte Unternehmen sich ordnungsgemäße Lizenzen leisten können.

• Wachsende Bekanntheit: Eine spanischsprachige Analyse des EU UsedSoft-Falls (die in IT-Communities in Lateinamerika verbreitet wurde) zeigte, dass Käufer 20–50 % der Softwarekosten sparen können und in einigen Fällen sogar bis zu 80 % durch den Kauf von gebrauchten Lizenzen​. Diese Einsparungen sind für KMU in LATAM mit geringen Gewinnmargen erheblich. Zum Beispiel könnte ein KMU statt 1.000 $ für eine neue Lizenz nur 500 $ oder weniger auf dem Sekundärmarkt zahlen – oder zwei Lizenzen zum Preis von einer kaufen und so ihre Softwarebereitstellung bei den gleichen Kosten verdoppeln.
• Lokale Anbieter: Unternehmen wie Soft&Cloud und PREO (ursprünglich aus Europa) vermarkten gebrauchte Softwarelizenzen in spanischsprachigen Regionen und verbreiten diese Praxis. Soft&Cloud stellt fest, dass offizielle Microsoft-Gebrauchtlizenzen bis zu 70 % günstiger sein können als neue​, mit allen notwendigen Audit-Zertifikaten. Ein Beispiel ist ein peruanisches Designstudio, das Adobe- und Microsoft-Tools für 10 Mitarbeiter benötigte, aber Creative Cloud-Abonnements und Office 365 zu teuer fand. Durch den Kauf einer Kombination aus gebrauchten Adobe CS6-Lizenzen und gebrauchten Office 2016-Lizenzen über einen Wiederverkäufer senkten sie ihre Anfangskosten um rund 65 %. Über einen Zeitraum von 3 Jahren sparten sie genug (zehntausende Dollar), um in bessere Hardware für ihre Designer zu investieren, was die Gesamtproduktivität verbesserte. Obwohl der Fall dieses Studios anekdotisch ist, spiegeln die Einsparungsprozentsätze die dokumentierten Einsparungen wider.

(Hinweis: Der rechtliche Rahmen für gebrauchte Software in Lateinamerika ist noch in Entwicklung. Oft kaufen Unternehmen aus Lateinamerika gebrauchte Lizenzen über europäische Kanäle, wo die Praxis gut etabliert ist. Das potenzielle ROI ist jedoch sehr real für KMU in LATAM – sie können Software auf Weltklasseniveau zu einem Bruchteil des Preises erwerben, was ihnen hilft, wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig legal zu bleiben.)

Einige US-Anbieter haben sich mittlerweile auf gebrauchte Software spezialisiert und navigieren durch die Gesetze der Ersterwerbsdoktrin sowie die Anforderungen der Softwarehersteller.

Ein in den USA ansässiges kleines Unternehmen kaufte ein Paket mit Microsoft-Lizenzen, darunter 20 Lizenzen für Office 2019 Standard, 1 Windows Server 2019 Standard (16-Kern) und 20 Windows Server CALs. Der Kauf neuer Lizenzen hätte sie 10.935 $ gekostet, aber durch den Einsatz von gebrauchten Lizenzen wurde der Preis um 62 % reduziert. In Dollar ausgedrückt sparte das Unternehmen etwa 6.800 $, was ihnen ermöglichte, in zusätzliche IT-Infrastruktur zu investieren, ohne ihr Budget zu überschreiten.

Ein Startup mit 25 Mitarbeitern benötigte Produktivitäts- und Kreativsoftware. Anstatt ein Abonnement für Microsoft 365 und Adobe Creative Cloud abzuschließen, beschafften sie legal 25 gebrauchte Office 2016-Lizenzen und eine Mischung aus gebrauchten Adobe Photoshop/Illustrator CS6-Lizenzen. Über drei Jahre hinweg führte ihre Entscheidung zu einer Rendite von über 100 % im Vergleich zum Abonnementmodell.

Neben einmaligen Einsparungen nutzen kleine und mittelständische Unternehmen gebrauchte Software auf strategische Weise, um den Wert zu maximieren. Hier sind einige kostensparende Strategien und ihre Vorteile:

Vielleicht ist die wirkungsvollste Strategie die Nutzung von gebrauchten, unbefristeten Lizenzen, um teure Abonnements zu vermeiden. Viele Softwareanbieter (wie Adobe, Autodesk, Microsoft Office usw.) sind auf Abonnementmodelle umgestiegen, die anfänglich günstiger erscheinen, aber im Laufe der Zeit teurer werden. Durch den Kauf einer gebrauchten unbefristeten Lizenz zahlen kleine und mittelständische Unternehmen einmal und besitzen die Software auf unbestimmte Zeit. Zum Beispiel würde ein Unternehmen, das Office 2019 gebraucht kauft, anstatt Office 365-Abonnements zu halten, mit den Jahren Tausende von Euro sparen. Eine 5-Jahres-Analyse für Office zeigte eine Kostensenkung von etwa 84% pro Benutzer in diesem Zeitraum. Ebenso würde ein Unternehmen, das eine gebrauchte AutoCAD 2021-Lizenz für 5 Jahre nutzt, vielleicht 1.000 US-Dollar im Voraus ausgeben, im Vergleich zu etwa 7.350 US-Dollar an Abonnementgebühren über 5 Jahre – ein riesiger Unterschied.

Langfristige Kosten-Nutzen-Analysen (3-5 Jahresprognosen) favorisieren fast immer den Kauf von gebrauchten unbefristeten Lizenzen für Software, die keine kontinuierliche Aktualisierung benötigt. Der Break-even-Punkt liegt oft bei etwa 1-2 Jahren, danach häufen sich die Einsparungen erheblich. Diese Strategie erfordert, dass das Unternehmen die Nutzung einer statischen Version der Software tolerieren kann (mit Sicherheitsupdates, aber ohne neue Funktionen). Viele finden dies akzeptabel, insbesondere wenn die Funktionssätze älterer Versionen ihren Bedürfnissen entsprechen. Der Softcorner-Vergleich von Office 365 vs. 2019 demonstriert dies ausdrücklich: Office 2019 deckt die Kernbedürfnisse ab und wird für Sicherheitsupdates unterstützt, sodass die Benutzer ihre Produktivität nicht verlieren – aber sie vermeiden die fortlaufenden Mietkosten von Office 365.

Wie bei neuer Software kann auch der Kauf in großen Mengen auf dem Sekundärmarkt zu besseren Preisen führen. Wiederverkäufer bieten oft zusätzliche Rabatte oder vorteilhafte Konditionen, wenn eine Organisation viele Lizenzen benötigt. Zum Beispiel wirbt SoftwareHUBs damit, dass der Kauf von 5 oder mehr gebrauchten Lizenzen die „günstigsten Konditionen“ sichert – effektiv ein Volumenrabatt zusätzlich zum bereits reduzierten Preis für Gebrauchtsoftware. KMUs haben dies genutzt, wenn sie unternehmensweit aufgerüstet haben. Ein IT-Dienstleistungs-KMU in Frankreich berichtete, dass es mehr als 100 Microsoft Office 2016 Lizenzen gebraucht während einer Fusion bezogen hatte, zu etwa 50 % der Kosten von neuen Lizenzen – aber aufgrund des Volumens gewährte der Wiederverkäufer einen zusätzlichen Rabatt von 10 % auf den Stückpreis.

Am Ende sparte das Unternehmen etwa 40.000 € im Vergleich zu neuen Lizenzen. Strategie: Ermitteln Sie, wie viele Lizenzen Sie für die gesamte Organisation (oder ein großes Team) benötigen, und verhandeln Sie einen Großhandelspreis mit einem Anbieter von gebrauchten Lizenzen. Oft sinkt der Preis pro Lizenz für gebrauchte Software noch weiter (z. B. von 150 € pro Lizenz auf 130 €), wenn Dutzende oder Hunderte gekauft werden, was die Gesamteinsparungen erhöht. Darüber hinaus bieten einige Anbieter Paketbündel an (wie im Beispiel von Windows Server), um einen einzigen niedrigen Preis für eine Suite von Software zu bieten.

Gebrauchte Software spart nicht nur beim Kauf Geld – sie kann Ihrem Unternehmen auch Geld zurückbringen, wenn Sie bestimmte Lizenzen nicht mehr benötigen. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) können ihre eigenen ungenutzten oder wenig genutzten Lizenzen (wo rechtlich erlaubt) weiterverkaufen, um die bereits ausgegebenen Kosten wieder hereinzuholen. Dies ist eine Form der Kostenrückgewinnung, die der traditionelle "Kaufen und Halten"-Ansatz beim Softwarekauf nicht bietet. Ein Beispiel: Ein Architekturunternehmen im Vereinigten Königreich stellte auf AutoCAD 2022 um, anstatt die alten 2016er Lizenzen einzulagern, verkauften sie diese rechtmäßig über einen Vermittler an ein anderes Unternehmen. Der Verkauf brachte dem Unternehmen Tausende von Euro an Einsparungen (oder „Cashback“) ein.

In einem anderen Fall verkaufte eine große europäische Bank nach der Reduzierung ihres Rechenzentrums Oracle-Datenbanklizenzen und erzielte mehrere Millionen Euro​ – ein extremes Beispiel, aber das Konzept lässt sich auch auf KMUs anwenden. Für KMUs kann schon der Verkauf von ein paar ungenutzten Lizenzen mehrere Tausend Dollar einbringen, die in neue Software oder Hardware reinvestiert werden können. Der Schlüssel liegt darin, die richtige Dokumentation zu führen, damit der Käufer beim Lizenzverkauf sicher sein kann, dass er legitim ist. Indem Unternehmen den Wiederverkauf am Ende eines Projekts oder beim Wechsel zu Cloud-Lösungen einplanen, können sie einen „Restwert“ der Software in ihre ROI-Berechnungen einfließen lassen. Diese Strategie behandelt Softwarelizenzen im Wesentlichen als Kapitalanlagen und nicht nur als reine Ausgaben – Sie können einen Teil des Geldes zurückerhalten. Wie der CEO eines Marktplatzes für gebrauchte Software feststellte, verwandelt dies das Lizenzmanagement in einen Lebenszyklusprozess: Unternehmen kaufen, was sie benötigen, und „wertschöpfen“ (monetisieren) diese Vermögenswerte später, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, und integrieren diesen Wert in die Gesamtkostenberechnungen des Eigentums.

Einige KMUs verfolgen eine hybride Lizenzstrategie. Sie kaufen möglicherweise gebrauchte Lizenzen für die wichtigsten Produktivitätstools für die Mehrheit der Mitarbeiter, behalten jedoch einige Abonnements oder neue Lizenzen für bestimmte Benutzer, die die neuesten Funktionen oder Cloud-Integrationen benötigen. Diese gezielte Ausgabenstrategie stellt sicher, dass kein Geld für Abonnements verschwendet wird, die von Nutzern nicht benötigt werden. Ein Beispiel: Eine Marketingagentur in Brasilien gab den meisten Mitarbeitern die gebrauchte Adobe Creative Suite 6 Design Standard (ausreichend für ihre Grafikdesign-Arbeiten), behielt jedoch 2 Creative Cloud-Abonnements für einige Power-User, die die neuesten Funktionen in Photoshop und Illustrator benötigten. Das Ergebnis war eine Gesamtreduzierung der Adobe-Lizenzkosten um etwa 40 %, während gleichzeitig Innovationen dort ermöglicht wurden, wo sie erforderlich waren. Ebenso könnte eine Steuerberatungsgesellschaft gebrauchte Microsoft Office-Lizenzen für die meisten Mitarbeiter kaufen, aber einige Microsoft 365-Sitze für diejenigen behalten, die viel unterwegs sind und Cloud-Dienste benötigen. Dieses „Rechtgrößen“ der Lizenzen ist eine Form der Optimierung: gebrauchte Lizenzen, wo es sinnvoll ist, Abonnements oder neue Lizenzen nur dort, wo die Geschäftsanforderungen es rechtfertigen. Die Kosteneinsparungen aus dem gebrauchten Teil verbessern den Gesam ROI des Softwareportfolios.

Gebrauchte Lizenzen ermöglichen es KMUs, weiterhin stabile und ihren Bedürfnissen entsprechende Legacy-Softwareversionen zu verwenden, ohne gezwungen zu werden, teure Upgrades vorzunehmen. Wenn beispielsweise ein KMU auf eine bestimmte Version von Adobe Acrobat oder eine ältere Version eines CAD-Tools angewiesen ist, die nicht mehr als neue Version verfügbar ist, können sie Lizenzen auf dem Sekundärmarkt kaufen, um die Nutzung legal auszubauen. Dies vermeidet, dass sie sich für ein völlig neues Software-Ökosystem abonnieren müssen, nur weil die alte Version nicht mehr als Neuware verkauft wird.

Ein europäisches KMU im Gesundheitswesen kaufte gebrauchte Windows 7 Pro-Lizenzen, um Maschinen auszustatten, die Software für medizinische Geräte betrieben, und sparte dabei 50 % im Vergleich zu den Kosten für das Upgrade dieser Maschinen auf Windows 10 (was auch neue Hardware erfordert hätte). Obwohl die Nutzung veralteter Software Risiken birgt, spart diese Strategie in bestimmten kontrollierten Szenarien die Kosten für unnötige Upgrades. Im Wesentlichen bietet die Gebrauchtsoftware-Lizenzierung Flexibilität – KMUs können bei einer bekannten Version bleiben, solange sie tragfähig ist, und bei Bedarf günstig mehr Lizenzen erwerben, anstatt von Anbietern in einen teuren Aktualisierungszyklus gedrängt zu werden. Diese Strategie sollte mit sorgfältigen Sicherheitspraktiken (oder Support von Drittanbietern) kombiniert werden, wenn die Software außerhalb des offiziellen Supports liegt.

Bei der Bewertung von Gebrauchtsoftware-Lizenzen im Vergleich zu traditionellen Lizenzen ist es entscheidend, den Kostenhorizont von 3 bis 5 Jahren zu betrachten. Die Anschaffungskosten sagen nur einen Teil der Geschichte; Abonnements und wiederkehrende Gebühren verändern das Bild im Laufe der Zeit erheblich. Hier stellen wir langfristige Kosten-Nutzen-Szenarien basierend auf Daten vor:

Über einen Zeitraum von 5 Jahren summieren sich die Kosten für Office 365-Abonnements weit über den einmaligen Kosten einer unbefristeten Lizenz. Wie bereits erwähnt, kostet Office 365 Business Standard etwa 126 € pro Benutzer pro Jahr (zzgl. MwSt.). In fünf Jahren sind das 630 € pro Benutzer. Der einmalige Kauf von Office 2019 Pro Plus über den Gebrauchtmarkt lag bei etwas mehr als 100 €. Selbst wenn wir berücksichtigen, dass einige Benutzer nach dem Ende des erweiterten Supports im Jahr 2025 ein Upgrade benötigen, könnte die 5-Jahres-Gesamtsumme für die Gebraucht-Perpetual-Strategie etwa 100–150 € betragen (wenn ein vergünstigtes Upgrade auf Office 2021 oder 2022 in Jahr 4 oder 5 gekauft wird). Das ist immer noch weniger als ein Drittel der Abonnementkosten. Vorgesehene Einsparungen über 5 Jahre: ~480 €+ pro Benutzer (eine Reduzierung der Gesamtkosten um etwa 80 % für Office-Software). Multiplizieren Sie das mit 20 oder 100 Benutzern, und der finanzielle Einfluss ist enorm für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen. Im Grunde genommen, je länger Sie eine einmalige Lizenz nutzen können, desto mehr sparen Sie im Vergleich zum Abonnement – langfristige Nutzung wird also belohnt.

Viele kreative KMUs stehen vor dieser Analyse. Adobe Creative Cloud All-Apps kostet etwa 55 $/Monat pro Benutzer (ca. 660 $/Jahr). Über 3 Jahre hinweg kostet ein Benutzer etwa 1.980 $ an Abonnementgebühren. Im Vergleich dazu könnte ein KMU einen Designer mit einer gebrauchten Adobe Creative Suite 6 Master Collection-Lizenz ausstatten (eine der letzten unbefristeten Versionen von 2012) und etwa 1.000 $ bezahlen (Marktpreise variieren, manchmal weniger). Nach 3 Jahren hat der Abonnementbenutzer fast doppelt so viel bezahlt wie der CS6-Benutzer. Selbst wenn man berücksichtigt, dass CS6 älter ist (keine Cloud-Funktionen, einige neuere Tools fehlen), finden viele es mehr als ausreichend für typische Designarbeit. Einsparungen über 3 Jahre pro Benutzer: etwa 980 $ (ca. 50 % weniger) durch die Wahl von gebrauchtem CS6.

Wenn wir uns 5 Jahre ansehen, wird der Vergleich zu 3.300 $ vs. 1.000 $ – eine Einsparung von etwa 70 %. Natürlich hat die Verwendung von 10 Jahre alter Software für 5 Jahre auch Nachteile (mögliche Kompatibilitätsprobleme mit neueren Dateiformaten, kein offizieller Support), sodass einige KMUs planen könnten, nach ein paar Jahren auf eine neuere gebrauchte Version umzusteigen. Selbst dann könnten sie wahrscheinlich 2026 auf eine gebrauchte Adobe CC 2018-Lizenz für etwa 300–500 $ umsteigen und ihre Ausgaben über 5 Jahre bei etwa 1.500 $ halten – immer noch viel weniger als 3.300 $. Dieser gestaffelte Upgrade-Ansatz (günstige 2012-Version kaufen, dann günstige 2018-Version) ist immer noch viel billiger als ein kontinuierliches Abonnement.

Autodesks Umstellung auf ausschließlich abonnementbasierte Lizenzen bedeutet, dass Unternehmen, die CAD-Software benötigen, mit hohen wiederkehrenden Kosten konfrontiert sind. Für ein KMU, das AutoCAD nutzt, ist das Abonnement von etwa 1.470 $/Jahr eine wiederkehrende „Steuer“. Der Kauf einer gebrauchten AutoCAD 2018–2020-Lizenz für etwa 1.000 $ bietet potenziell viele Jahre Nutzung. Nach 3 Jahren: Abonnement = 4.410 $ vs. gebraucht = 1.000 $ (wie bereits erwähnt, ~77 % gespart). Nach 5 Jahren: Abonnement = 7.350 $ vs. gebraucht = 1.000 $ – eine Ersparnis von 86 %. Selbst wenn das KMU nach 5 Jahren beschließt, eine neuere gebrauchte Version zu kaufen (weil ihre Version sehr alt wird), könnte der Preis für eine gebrauchte AutoCAD 2025-Lizenz bei etwa 1.000 $ liegen – was die Gesamtkosten über 5 Jahre auf 2.000 $ bringt, immer noch weit unter 7.350 $.

Die langfristige Erkenntnis ist, dass der Besitz unbefristeter Lizenzen das Mieten bei weitem übertrifft. KMUs müssen jedoch berücksichtigen, dass sie keine automatischen Upgrades erhalten; sie können jedoch selbst entscheiden, wann sie ein Upgrade durchführen. Diese Kontrolle bedeutet, dass sie einen großen Softwarekauf mit dem Unternehmenswachstum oder einem neuen Projekt abstimmen können (und dafür budgetieren), anstatt kontinuierlich zu zahlen, unabhängig vom tatsächlichen Bedarf. Über 5+ Jahre verbessern diese vermiedenen Zahlungen erheblich das Ergebnis des Unternehmens. Wie ein Branchenblog es formulierte: Für viele Werkzeuge „werden die Leute, die das Abonnement bezahlen, in den nächsten 5 Jahren mehr zahlen“ als wenn sie eine unbefristete Lizenz hätten – unsere Analyse bestätigt dies finanziell.

In all diesen Projektionen stechen Gebrauchtlizenzen in Bezug auf die Kapitalrendite (ROI) hervor. Die Amortisationszeit für die Investition (im Vergleich zu Abonnements) liegt oft unter 2 Jahren. Danach ist jeder zusätzliche Monat oder jedes Jahr der Nutzung effektiv eine Rendite (Ersparnis) auf die anfängliche Ausgabe. Wenn ein CFO eines KMU den Nettobarwert der Lizenzkosten über 5 Jahre betrachtet, hat der Gebrauchtkauf oft einen dramatisch niedrigeren Gesamtbesitzkosten. Selbst im Vergleich zum Kauf neuer unbefristeter Lizenzen ist die gebrauchte Lizenz immer noch kostengünstiger – z. B. könnte Office 2019 neu im Einzelhandel 250 € kosten, während es gebraucht 100 € kostet, sodass man sofort 60 % spart, bei identischem Nutzen. Die einzige Ausnahme von dieser Gleichung tritt auf, wenn die Softwarepreise sinken oder neue Lizenzmodelle auftauchen, aber für stabile Bedürfnisse bleibt der finanzielle Vorteil bestehen.

Das Kostenmuster im Laufe der Zeit kann als zwei Kurven visualisiert werden – eine flache (einmalige Kosten) und eine steigende (akkumulierende Abonnementkosten). Ein Beispiel für diese Darstellung ist der Vergleich von Office 365 vs. Office 2019 über 5 Jahre: Die Abonnementkosten steigen jedes Jahr, während die unbefristeten Kosten nur einmal anfallen. Im dritten Jahr hat der Abonnementzahler mehr als doppelt so viel bezahlt wie der unbefristete Zahler; im fünften Jahr sogar mehrere Male mehr. Diese Divergenz unterstreicht, warum langfristiges Denken entscheidend ist.

Die Lizenzierung von Gebrauchtsoftware hat sich als eine hochwirksame Maßnahme zur Kostensenkung für KMUs in verschiedenen Regionen erwiesen. Unternehmen in Europa haben den Weg geebnet, mit verifizierten Fällen von 30–60 % Kostenreduzierungen bei großen Software-Bereitstellungen und sogar Beispielen von Einsparungen von über 70 %. Lateinamerikanische Unternehmen, die mit knappen Budgets konfrontiert sind, könnten ähnlich profitieren – möglicherweise 20–50 % oder mehr einsparen und gleichzeitig die Notwendigkeit für riskante, nicht lizenzierte Software vermeiden. In den Vereinigten Staaten, wo die Einführung noch in den Anfängen steckt, zeigen erste Beispiele eine starke Kapitalrendite (ROI), wobei KMUs die Lizenzkosten durch den Einsatz von Gebrauchtsoftware um die Hälfte oder mehr senken.

Einige wichtige Erkenntnisse für potenzielle KMU-Anwender:

Ob es sich nun um 75.000 € Einsparungen über drei Jahre bei einem deutschen Hersteller oder 100.000 $ Einsparungen bei einer kommunalen Verwaltung handelt, die finanziellen Gewinne sind gut dokumentiert. Typische Einsparungen von 30–70 % werden bei Microsoft, Adobe, AutoCAD und anderen Produkten berichtet. Dieses Geld kann in andere Geschäftsbereiche reinvestiert werden – neue Einstellungen, Marketing, Forschung und Entwicklung – was den Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Um das Beste aus der Gebrauchtsoftware-Lizenzierung herauszuholen, planen Sie den Software-Lebenszyklus. Nutzen Sie unbefristete Lizenzen so lange wie möglich (vermeiden Sie unnötige Upgrades), kaufen Sie in großen Mengen, wenn möglich, und denken Sie daran, dass Sie Lizenzen, die Sie nicht mehr benötigen, weiterverkaufen können, um Mittel zurückzugewinnen. Das Ausbalancieren von Abonnements (für aktuelle Bedürfnisse) mit gebrauchten Lizenzen (für Standardbedürfnisse) kann Kosten und Leistung optimieren.

Geringere Softwarekosten verbessern die Rentabilität und schaffen Spielraum im Cashflow. Für viele KMUs ist die IT ein erheblicher Kostenfaktor; Gebrauchtlizenzen verkleinern direkt diese Position. In schnell wachsenden Unternehmen kann dieser Ansatz den Unterschied ausmachen, ob man 10 weitere Softwarelizenzen für neue Mitarbeiter leisten kann oder ob die Neueinstellungen aufgrund des Softwarebudgets verzögert werden – im Grunde genommen ermöglicht er Wachstum. In Branchen mit knappen Margen kann er eine IT-Ausgabe in ein Asset verwandeln (besonders wenn man Lizenzen später verkauft).

Es ist entscheidend, gebrauchte Lizenzen von seriösen Quellen zu beziehen, die vollständige Dokumentation bereitstellen (Nachweis des Ursprungs, Übertragungsverträge usw.). Alle oben genannten Fallstudien verwendeten zertifizierte Wiederverkäufer oder Marktplätze (z. B. Licendi, VENDOSOFT, Softcorne, Forscope, SoftwareHUBs), um die Legalität sicherzustellen. Mit den richtigen Dokumenten werden Audits problemlos bestanden – zum Beispiel garantiert Forscope auditfeste Übertragungen und bietet sogar Unterstützung während Audits, wie in ihren Materialien angegeben. So können KMUs von Einsparungen profitieren, ohne Compliance-Risiken einzugehen.

Die Lizenzierung von Gebrauchtsoftware bietet KMUs eine kraftvolle Möglichkeit, Kosten zu senken, während sie ihre Teams weiterhin mit den notwendigen Werkzeugen ausstatten. Durch die Betrachtung der oben genannten Erfolgsgeschichten und finanziellen Analysen wird deutlich, dass dies nicht nur ein theoretischer Vorteil, sondern eine praktische, bewährte Strategie ist. KMUs in verschiedenen Regionen haben diese Möglichkeit genutzt, um Geld zu sparen (oft im Bereich von Zehntausenden von Dollar/Euro), ihre IT-Rendite zu verbessern und Ressourcen effizienter zuzuweisen.

Für jedes KMU, das sein IT-Budget strecken möchte, ist die Frage nicht mehr „Können wir uns die benötigte Software leisten?“ – mit Gebrauchtlizenzen lautet die Antwort ein klares „Ja, und das zu viel geringeren Kosten.“ Die wirtschaftlichen Vorteile sind überzeugend, und mit wachsender Bekanntheit werden immer mehr Unternehmen diesen Beispielen folgen, um ihre finanzielle Gesundheit und Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.