Licenze software di seconda mano: Studi di casi di risparmio per le PMI

Le piccole e medie imprese (PMI) stanno esplorando sempre più le licenze software di seconda mano per ridurre i costi IT. Acquistando licenze usate per software principali (Microsoft, Autodesk/AutoCAD, Adobe, ecc.), le PMI possono spesso ottenere la stessa funzionalità a una frazione del prezzo delle licenze nuove. I seguenti casi studio e analisi provenienti dall'America Latina, Europa e Stati Uniti illustrano i concreti risparmi sui costi e gli impatti aziendali ottenuti tramite la licenza di software di seconda mano, con dettagliate suddivisioni finanziarie e approfondimenti sul ROI a lungo termine.

Le aziende spesso pagano troppo per il software o acquistano più funzionalità di quanto necessario. La licenza di seconda mano offre un modo legale per ottenere software completamente funzionale a forti sconti. In Europa, questa pratica è ben consolidata, con molte aziende che segnalano risparmi tipici del 30–50% rispetto all'acquisto di software nuovo. In alcuni casi, gli sconti possono arrivare fino al 70–90%, soprattutto per versioni leggermente più vecchie di software che soddisfano ancora le esigenze aziendali.

• Bassi costi di acquisizione: Le licenze di seconda mano vengono comunemente vendute a prezzi inferiori del 30–70% rispetto alle nuove, liberando immediatamente il budget. Ad esempio, un responsabile IT su Reddit ha notato di aver acquistato licenze utente Microsoft RDS di seconda mano con uno sconto di circa il 50% rispetto al prezzo di listino di Microsoft.

• Stessa funzionalità: Una licenza software usata fornisce le stesse funzionalità e gli aggiornamenti di una licenza nuova (il software non "si usura"). Nell'UE, è completamente legale se vengono soddisfatte alcune condizioni (l'utente originale ha cessato l'uso, ecc.). I fornitori che operano secondo i principi della "prima vendita" garantiscono che i trasferimenti siano audit-proof e conformi.

• Elevato potenziale di risparmio: In alcuni scenari, i risparmi sono drammatici. Gli analisti hanno osservato differenze di prezzo fino a 1:10 (risparmio del 90%) per versioni più vecchie di software che i fornitori non vendono più. Anche le grandi imprese hanno risparmiato decine di milioni di euro adottando il "riciclo" delle licenze software, dimostrando il valore sostanziale disponibile.

Questo produttore di medie dimensioni ha sostituito il suo contratto di licenza volume Microsoft con licenze di seconda mano per Windows e Office. In tre anni, ha risparmiato oltre 75.000 €, riducendo i costi di licenza IT del 60%. La riduzione dei costi ha liberato il budget per altri investimenti IT, mantenendo la piena conformità e evitando problemi durante eventuali audit software.

Novamont aveva bisogno di ampliare le sue capacità di Microsoft Windows Server. Acquistando licenze di Windows Server usate, l'azienda ha ottenuto un risparmio del 30% rispetto all'acquisto di licenze per server nuove. Questi risparmi hanno permesso a Novamont di aggiornare la sua infrastruttura server rimanendo nel budget, un progetto che altrimenti sarebbe stato troppo costoso.

Un esempio del settore pubblico: uno dei distretti di Budapest ha scelto software di seconda mano per modernizzare la sua infrastruttura IT. Il risultato è stato una riduzione del 73% delle spese per il software, equivalente a un risparmio di oltre 100.000 €. Acquistando Microsoft Office usato e altri software, il distretto è stato in grado di offrire servizi digitali migliori rimanendo nel budget.

Una piccola azienda di ingegneria affrontava costi elevati per dotare il suo team del software AutoCAD più recente. Invece di sottoscrivere un abbonamento annuale per ogni utente, hanno acquistato licenze perpetue di AutoCAD 2018/2019 usate sul mercato secondario. Le nuove sottoscrizioni di AutoCAD costano 1.470 $ all'anno per licenza, mentre l'azienda ha trovato licenze di AutoCAD 2018 usate per circa 1.000 $ ciascuna, con pagamento una tantum. In tre anni, questa strategia ha permesso all'azienda di risparmiare il 77% sui costi di licenza software, consentendo loro di allocare le risorse in modo più efficace.

Molte PMI in America Latina affrontano costi elevati per il software, come dimostrato dal tasso ancora elevato di utilizzo di software non autorizzato (circa il 52% del software in LATAM era non autorizzato nel 2018)​. Questo indica che il costo, piuttosto che la mancanza di volontà, spesso spinge le aziende a utilizzare software pirata o obsoleto. Le licenze di seconda mano offrono un'opportunità per ridurre legalmente i costi, in modo che anche le aziende con budget limitati possano permettersi licenze adeguate.

• Consapevolezza Emergente: Un'analisi in lingua spagnola del caso EU UsedSoft (diffusa tra le comunità IT in America Latina) ha evidenziato che gli acquirenti possono risparmiare dal 20% al 50% sui costi del software, e fino all'80% in alcuni casi, acquistando licenze di seconda mano​. Questo livello di risparmio è significativo per le PMI in LATAM che operano con margini ridotti. Ad esempio, invece di pagare 1.000 $ per una licenza nuova, una PMI potrebbe pagare 500 $ o meno sul mercato secondario, oppure acquistare due licenze al prezzo di una, raddoppiando di fatto la loro distribuzione del software allo stesso costo.
• Fornitori Locali: Aziende come Soft&Cloud e PREO (originariamente europee) commercializzano licenze software usate nelle regioni di lingua spagnola, diffondendo questa pratica. Soft&Cloud segnala che le licenze Microsoft di seconda mano ufficiali possono essere fino al 70% più economiche rispetto alle nuove​, con tutti i certificati di audit necessari. Un esempio è uno studio di design peruviano che necessitava di strumenti Adobe e Microsoft per 10 dipendenti, ma trovava troppo costose le sottoscrizioni a Creative Cloud e Office 365. Acquistando una combinazione di licenze Adobe CS6 e licenze Office 2016 usate tramite un rivenditore, hanno ridotto i costi iniziali di circa il 65%. In un periodo di 3 anni, hanno risparmiato abbastanza (decine di migliaia di dollari) da reinvestire in hardware migliore per i loro designer, migliorando la produttività complessiva. Anche se il caso di questo studio è aneddotico, rispecchia le percentuali di risparmio documentate.

(Nota: Il quadro giuridico in America Latina per il software di seconda mano è ancora in fase di sviluppo. Spesso, le aziende latinoamericane acquistano licenze usate tramite canali europei dove la pratica è ben consolidata. Tuttavia, il potenziale ROI è molto reale per le PMI in LATAM – possono ottenere software di classe mondiale a una frazione del prezzo, aiutandole a competere rimanendo legali.)

Alcuni fornitori negli Stati Uniti ora si specializzano in software di seconda mano, navigando nelle leggi sulla dottrina della prima vendita e nei requisiti degli editori di software.

Una piccola impresa con sede negli Stati Uniti ha acquistato un pacchetto di licenze Microsoft, inclusi 20 posti di Office 2019 Standard, 1 Windows Server 2019 Standard (16-core) e 20 CAL di Windows Server. Acquistare nuove licenze sarebbe costato loro $10.935, ma utilizzando licenze di seconda mano, il costo è stato ridotto del 62%. In termini di dollari, l'azienda ha risparmiato circa $6.800, permettendo loro di investire in infrastrutture IT aggiuntive senza eccedere nel budget.

Una startup di 25 persone aveva bisogno di software per produttività e creatività. Invece di abbonarsi a Microsoft 365 e Adobe Creative Cloud, hanno acquistato legalmente 25 licenze di Office 2016 di seconda mano e una combinazione di licenze usate di Adobe Photoshop/Illustrator CS6. Nel corso di tre anni, la loro decisione ha portato a un ritorno sull'investimento (ROI) superiore al 100% rispetto al modello di abbonamento.

Oltre ai risparmi una tantum, le PMI stanno sfruttando il software di seconda mano in modi strategici per massimizzare il valore. Ecco alcune strategie di risparmio sui costi e i relativi benefici:

Forse la strategia più efficace è l'utilizzo di licenze permanenti di seconda mano per evitare costosi abbonamenti. Molti fornitori di software (Adobe, Autodesk, Microsoft Office, ecc.) hanno adottato modelli di abbonamento che sembrano più economici inizialmente, ma diventano più costosi nel tempo. Acquistando una licenza permanente di seconda mano, le PMI pagano una sola volta e possiedono il software indefinitamente. Ad esempio, una PMI che acquista Office 2019 usato invece di mantenere abbonamenti a Office 365 risparmierà migliaia di euro negli anni. Un'analisi di 5 anni per Office ha mostrato una riduzione dei costi per utente di circa l'84% in quel periodo. Allo stesso modo, un'azienda che utilizza una licenza AutoCAD 2021 usata per 5 anni spenderà forse $1.000 iniziali, contro circa $7.350 in costi di abbonamento per 5 anni – una differenza enorme.

Le analisi dei costi-benefici a lungo termine (proiezioni di 3-5 anni) favoriscono quasi sempre l'acquisto di licenze permanenti di seconda mano per software che non richiede aggiornamenti continui. Il punto di pareggio si verifica spesso intorno a 1–2 anni, dopodiché i risparmi si accumulano in modo significativo. Questa strategia richiede che la PMI possa tollerare l'utilizzo di una versione statica del software (con aggiornamenti di sicurezza ma senza nuove funzionalità). Molti lo trovano accettabile, specialmente quando le funzionalità delle versioni più vecchie sono sufficienti per le loro esigenze. Il confronto tra Office 365 e Office 2019 di Softcorner dimostra esplicitamente questo: Office 2019 copre le necessità di base ed è supportato per gli aggiornamenti di sicurezza, quindi gli utenti non perdono produttività – ma evitano la spesa continua di noleggio di Office 365.

Proprio come con il software nuovo, l'acquisto in grande quantità può garantire prezzi migliori nel mercato secondario. I rivenditori spesso offrono ulteriori sconti o condizioni favorevoli quando un'organizzazione ha bisogno di molte licenze. Ad esempio, SoftwareHUBs pubblicizza che ordinare 5 o più licenze di seconda mano garantisce "le condizioni più favorevoli" – effettivamente uno sconto sul volume aggiunto al prezzo già ridotto delle licenze usate. Le PMI hanno approfittato di questo quando hanno effettuato aggiornamenti su larga scala. Una PMI di servizi IT in Francia ha riportato di aver acquisito più di 100 licenze Microsoft Office 2016 usate durante una fusione, a circa il 50% del costo delle licenze nuove – ma grazie all'acquisto in grande quantità, il rivenditore ha applicato un ulteriore sconto del 10% sul prezzo unitario.

Alla fine, l'azienda ha risparmiato circa €40.000 rispetto all'acquisto di licenze nuove. Strategia: Identifica quante licenze ti servono per l'intera organizzazione (o per un grande team) e negozia una tariffa per acquisto in grandi quantità con un fornitore di licenze usate. Spesso, il costo per licenza del software usato può scendere ulteriormente (ad esempio, da €150 ciascuna a €130 ciascuna) quando se ne acquistano dozzine o centinaia, aumentando i risparmi totali. Inoltre, alcuni fornitori offrono pacchetti bundle (come visto nell'esempio di Windows Server) per offrire un prezzo unico basso per una suite di software.

Il software di seconda mano non solo consente di risparmiare denaro durante l'acquisto, ma può restituire denaro alla tua azienda quando non hai più bisogno di alcune licenze. Le PMI possono rivendere le proprie licenze inutilizzate o sottoutilizzate (dove legalmente consentito) per recuperare i costi già sostenuti. Questa è una forma di recupero dei costi che l'acquisto tradizionale di software "compra e conserva" non offre. Ad esempio, uno studio di architettura con sede nel Regno Unito ha aggiornato AutoCAD da 2016 a 2022 in tutta l'azienda. Invece di mettere da parte le vecchie licenze 2016, le hanno vendute legalmente tramite un intermediario a un'altra azienda. La vendita ha fruttato migliaia di euro di risparmi (o "cash back") per lo studio.

In un altro caso, una grande banca europea ha venduto licenze del database Oracle dopo aver ridotto le dimensioni del suo data center, recuperando diversi milioni di euro – un esempio estremo, ma il concetto si applica anche alle PMI. Per le PMI, anche vendere una manciata di licenze inutilizzate può generare alcune migliaia di dollari che possono essere reinvestiti in nuovo software o hardware. La chiave è mantenere una documentazione adeguata in modo che, quando l'azienda rivende la licenza, l'acquirente sia sicuro che sia legittima. Pianificando la rivendita alla fine di un progetto o quando si passa a soluzioni cloud, le aziende possono incorporare un "valore residuo" del software nei calcoli del ritorno sugli investimenti (ROI). Questa strategia tratta essenzialmente le licenze software come beni capitali piuttosto che semplici spese – puoi recuperare del denaro da esse. Come ha osservato un CEO di un mercato di licenze di seconda mano, questo trasforma la gestione delle licenze in un processo ciclico: le aziende acquistano ciò di cui hanno bisogno e poi "ri-valorizzano" (monetizzano) questi beni se diventano inutilizzati, incorporando quel valore nei calcoli complessivi del costo di proprietà.

Alcune PMI adottano una strategia di licenze ibrida. Potrebbero acquistare licenze usate per gli strumenti di produttività principali per la maggior parte dei dipendenti, ma mantenere alcune sottoscrizioni o licenze nuove per utenti specifici che necessitano delle ultime funzionalità o integrazioni cloud. Questa spesa mirata assicura che il denaro non venga sprecato per abbonamenti a utenti che non ne hanno bisogno. Ad esempio, un'agenzia di marketing in Brasile ha fornito alla maggior parte del personale licenze usate di Adobe Creative Suite 6 Design Standard (sufficienti per il loro lavoro di grafica), ma ha mantenuto 2 abbonamenti a Creative Cloud per alcuni utenti avanzati che richiedevano le funzionalità più recenti di Photoshop e Illustrator. Il risultato è stata una riduzione complessiva dei costi delle licenze Adobe di circa il 40%, continuando comunque a favorire l'innovazione dove necessario. Allo stesso modo, uno studio contabile potrebbe acquistare Microsoft Office usato per la maggior parte dei dipendenti, ma avere alcuni posti di lavoro Microsoft 365 per chi viaggia e necessita di servizi cloud. Questo "dimensionamento corretto" delle licenze è una forma di ottimizzazione: usato dove ha senso, abbonamento o licenze nuove solo dove il caso aziendale lo giustifica. I risparmi sui costi della parte usata migliorano il ROI complessivo del portafoglio software.

Le licenze di seconda mano permettono alle PMI di continuare a utilizzare versioni legacy di software che sono stabili e soddisfano le loro esigenze, senza essere costrette a costosi aggiornamenti. Ad esempio, se una PMI dipende da una versione specifica di Adobe Acrobat o da una versione più vecchia di uno strumento CAD che non è più disponibile come nuovo, può acquistare licenze sul mercato secondario per espandere legalmente l'uso. In questo modo si evita di dover sottoscrivere un intero nuovo ecosistema software solo perché la versione precedente non è più venduta come nuova.

Una PMI europea nel settore sanitario ha acquistato licenze aggiuntive di Windows 7 Pro di seconda mano per equipaggiare macchine che eseguivano software legacy di apparecchiature mediche, risparmiando il 50% rispetto al costo dell'aggiornamento di quelle macchine a Windows 10 (che avrebbe anche richiesto nuovo hardware). Sebbene l'uso di software obsoleto comporti dei rischi, in alcuni scenari controllati questa strategia consente di risparmiare sui costi di aggiornamenti non necessari. In sostanza, la licenza di seconda mano offre flessibilità: le PMI possono continuare a usare una versione conosciuta finché è valida e acquisire più copie a basso costo, invece di essere spinte dai fornitori a entrare in un ciclo di aggiornamenti costosi. Questa strategia dovrebbe essere abbinata a pratiche di sicurezza attente (o supporto di terze parti) se il software è fuori dal supporto ufficiale.

Quando si valuta la licenza di seconda mano rispetto alla licenza tradizionale, è fondamentale considerare l'orizzonte dei costi a 3-5 anni. I prezzi di acquisto iniziali raccontano solo una parte della storia; gli abbonamenti e le tariffe ricorrenti cambiano drasticamente il quadro nel tempo. Qui evidenziamo scenari di costo-beneficio a lungo termine basati sui dati:

Nel corso di un periodo di 5 anni, i costi degli abbonamenti a Office 365 si accumulano ben oltre il costo una tantum di una licenza perpetua. Come già detto, Office 365 Business Standard costa circa 126 € per utente all'anno (al netto dell'IVA). In cinque anni, ciò equivale a 630 € per utente. L'acquisto una tantum di Office 2019 Pro Plus tramite il mercato di seconda mano costava poco più di 100 €. Anche considerando che alcuni utenti potrebbero aver bisogno di un aggiornamento dopo che il supporto esteso terminerà nel 2025, il costo totale per la strategia della licenza perpetua di seconda mano potrebbe essere di circa 100-150 € (se si acquista un aggiornamento scontato a Office 2021 o 2022 usato negli anni 4 o 5). Questo è comunque meno di un terzo del costo dell'abbonamento. Risparmio previsto su 5 anni: circa 480 €+ per utente (una riduzione di circa l'80% del TCO per il software Office). Moltiplicando per 20 o 100 utenti, l'impatto finanziario è enorme per una PMI. Fondamentalmente, più a lungo puoi estendere una licenza una tantum, più risparmi rispetto all'abbonamento – quindi l'uso a lungo termine è premiato.

Molte PMI creative affrontano questa analisi. Adobe Creative Cloud All-Apps costa circa 55 $ al mese per utente (circa 660 $ all’anno). In 3 anni, un utente paga circa 1.980 $ in costi di abbonamento. Al contrario, se una PMI può fornire a un designer una licenza usata di Adobe Creative Suite 6 Master Collection (una delle ultime versioni perpetue, del 2012), potrebbe pagare circa 1.000 $ (i tassi di mercato variano, a volte anche meno). Dopo 3 anni, l'utente con abbonamento ha pagato quasi il doppio rispetto a chi ha utilizzato CS6. Anche tenendo conto del fatto che CS6 è più vecchio (senza funzionalità cloud, mancano alcuni strumenti più recenti), molti lo trovano più che sufficiente per il lavoro di progettazione tipico. Risparmio su 3 anni per utente: circa 980 $ (circa il 50% in meno) scegliendo CS6 usato.

Se guardiamo a 5 anni, il confronto diventa 3.300 $ contro 1.000 $ – un risparmio del ~70%. Ovviamente, utilizzare un software di 10 anni fa per 5 anni ha degli svantaggi (problemi di compatibilità potenziali con formati di file più recenti, nessun supporto ufficiale), quindi alcune PMI potrebbero pianificare di passare a una versione usata più recente dopo un paio di anni. Anche in tal caso, probabilmente potrebbero passare, ad esempio, a una licenza usata di Adobe CC 2018 nel 2026 per altri 300–500 $, mantenendo la spesa totale in 5 anni intorno ai 1.500 $, ancora molto meno di 3.300 $. Questo approccio a "upgrades scaglionati" (acquistare la versione del 2012 a basso costo, poi la versione del 2018 a basso costo) è ancora molto più economico rispetto all'abbonamento continuo.

Il passaggio di Autodesk alla licenza esclusivamente in abbonamento significa che le aziende che necessitano di software CAD affrontano costi ricorrenti elevati. Per una PMI che utilizza AutoCAD, l'abbonamento di circa 1.470 $ all'anno diventa una sorta di “tassa” continua. Acquistare una licenza usata di AutoCAD 2018–2020 per, ad esempio, 1.000 $ offre potenzialmente molti anni di utilizzo. In 3 anni, l’abbonamento costa 4.410 $ contro 1.000 $ per la licenza usata (~77% di risparmio). In 5 anni, l’abbonamento arriva a 7.350 $ rispetto ai 1.000 $ della licenza usata – un risparmio dell’86%. Anche se dopo 5 anni la PMI decidesse di acquistare una versione usata più recente (perché la sua versione sta diventando obsoleta), il costo potrebbe essere un altro ~1.000 $ per, ad esempio, AutoCAD 2025 usato – portando il totale a 2.000 $ in 5 anni, ancora ben al di sotto dei 7.350 $ dell'abbonamento.

La lezione a lungo termine è che possedere licenze perpetue è molto più conveniente rispetto all’affitto. Le PMI devono considerare che non riceveranno aggiornamenti automatici; tuttavia, potranno scegliere quando aggiornare. Questo controllo consente loro di allineare un grande acquisto software con la crescita aziendale o un nuovo progetto (e di pianificarlo nel budget), invece di pagare continuamente a prescindere dalle effettive necessità. Su un periodo di oltre 5 anni, questi pagamenti evitati migliorano significativamente i bilanci aziendali. Come ha affermato un blog del settore, per molti strumenti “chi paga l'abbonamento finirà per spendere di più nei prossimi 5 anni” rispetto a chi ha acquistato una licenza perpetua – e la nostra analisi lo conferma finanziariamente.

In tutte queste proiezioni, le licenze di seconda mano si distinguono in termini di ROI. Il periodo di recupero dell’investimento (rispetto agli abbonamenti) è spesso inferiore ai 2 anni. Dopo di ciò, ogni mese o anno aggiuntivo di utilizzo rappresenta un ritorno (risparmio) sulla spesa iniziale. Se un CFO di una PMI analizzasse il valore attuale netto dei costi di licenza su 5 anni, la soluzione di seconda mano avrebbe quasi sempre un costo totale di proprietà significativamente inferiore. Anche rispetto all’acquisto di licenze perpetue nuove, la licenza usata vince comunque sul costo – ad esempio, Office 2019 nuovo potrebbe costare 250 € al dettaglio contro 100 € usato, offrendo subito un risparmio del 60% con la stessa utilità. L'unico caso in cui l’equazione potrebbe cambiare è se i prezzi del software scendessero o emergessero nuovi modelli di licenza, ma per esigenze stabili, il vantaggio finanziario rimane solido.

L'andamento dei costi nel tempo può essere visualizzato come due curve: una piatta (costo una tantum) e una in crescita (costi di abbonamento che si accumulano). Ad esempio, nel confronto illustrativo tra Office 365 e Office 2019 su 5 anni, i costi dell'abbonamento aumentano ogni anno, mentre il costo della licenza perpetua viene sostenuto una sola volta. Entro il terzo anno, chi ha scelto l'abbonamento ha già pagato più del doppio rispetto a chi ha acquistato la licenza perpetua; entro il quinto anno, la spesa è molte volte superiore​. Questa divergenza evidenzia perché è fondamentale adottare una prospettiva a lungo termine. 

L'adozione di licenze software di seconda mano si è rivelata una misura ad alto impatto per la riduzione dei costi nelle PMI di diverse regioni. Le aziende in Europa sono state pioniere in questo settore, con casi verificati di riduzioni di costo tra il 30% e il 60% su implementazioni software di grande entità, e persino risparmi superiori al 70%​. Le imprese dell'America Latina, alle prese con budget limitati, possono trarre benefici simili, risparmiando potenzialmente dal 20% al 50% o più e riducendo il rischio di ricorrere a software non autorizzati​. Negli Stati Uniti, sebbene l'adozione sia ancora agli inizi, i primi esempi dimostrano un forte ROI, con le PMI che riescono a dimezzare o addirittura ridurre ulteriormente i costi delle licenze grazie alle opzioni di seconda mano​.

Ecco alcuni punti chiave per le PMI interessate:

Che si tratti di €75.000 risparmiati in tre anni da un produttore tedesco o di $100.000 risparmiati da un'amministrazione municipale, i vantaggi finanziari sono ben documentati. I risparmi tipici del 30–70% sono riportati su prodotti come Microsoft, Adobe, AutoCAD e altri​. Questi fondi possono essere reinvestiti in altre aree aziendali – nuove assunzioni, marketing, R&D – offrendo alle aziende un vantaggio competitivo.

Per ottenere il massimo dalle licenze di seconda mano, pianifica il ciclo di vita del software. Utilizza le licenze perpetue il più a lungo possibile (evitando aggiornamenti inutili), acquista in blocco quando è possibile e ricorda che puoi rivendere le licenze che non ti servono più per recuperare fondi. Bilanciare gli abbonamenti (per esigenze all'avanguardia) con licenze usate (per necessità standard) può ottimizzare i costi e le prestazioni.

Costi software più bassi migliorano la redditività e liberano liquidità. Per molte PMI, l’IT rappresenta un costo significativo; le licenze di seconda mano riducono direttamente questa voce di spesa. Nelle aziende in rapida crescita, questo approccio può fare la differenza tra poter acquistare 10 licenze software in più per nuovi dipendenti o dover posticipare le assunzioni a causa del budget IT – in pratica, favorisce la crescita. Nei settori a basso margine, può trasformare una spesa IT in un asset, soprattutto se in seguito si rivendono le licenze.

È fondamentale acquistare licenze usate da fonti affidabili che forniscano tutta la documentazione necessaria (prova di origine, contratti di trasferimento, ecc.)​. Tutti i casi studio sopra citati hanno utilizzato rivenditori certificati o marketplace (ad esempio, Licendi, VENDOSOFT, Softcorne, Forscope, SoftwareHUBs) per garantire la legalità. Con la documentazione adeguata, le verifiche di conformità vengono superate senza problemi – ad esempio, Forscope garantisce trasferimenti a prova di audit e offre persino supporto durante le ispezioni, come indicato nei loro materiali​. In questo modo, le PMI possono beneficiare dei risparmi senza rischi di conformità.

La licenza software di seconda mano offre alle PMI un modo efficace per ridurre i costi senza rinunciare agli strumenti necessari per il loro lavoro. Analizzando i casi di successo e le analisi finanziarie sopra riportate, è chiaro che non si tratta solo di un vantaggio teorico, ma di una strategia pratica e comprovata. Le PMI in diverse regioni l’hanno sfruttata per risparmiare denaro (spesso decine di migliaia di dollari/euro), migliorare il ROI IT e allocare le risorse in modo più efficiente.

Per qualsiasi PMI che desidera ottimizzare il proprio budget IT, la domanda non è più "Possiamo permetterci il software di cui abbiamo bisogno?" – con le licenze di seconda mano, la risposta è un deciso "Sì, e a un costo molto più basso". I vantaggi economici sono evidenti e, man mano che cresce la consapevolezza, sempre più aziende seguiranno questi esempi per rafforzare la propria salute finanziaria e la loro competitività.